Om succesvol te zijn, moet een innovatieproces drie dingen opleveren: betere oplossingen, lagere risico's en kosten van verandering, en meer betrokkenheid van medewerkers. Door de jaren heen hebben ondernemers nuttige tactieken en strategieën ontwikkeld om deze resultaten te bereiken. Maar wanneer organisaties ze proberen toe te passen, stuiten ze vaak op nieuwe obstakels en afwegingen. Het inschakelen van CPS procesbegeleiders kan een oplossing zijn om tot deze drie dingen te komen.
Wat zijn CPS procesbegeleiders?
Voordat we de inhoud induiken even een kleine zijsprong … Wat zijn deze CPS procesbegeleiders? CPS procesbegeleiders zijn getraind in het faciliteren van Creatief Probleemoplossen. Aan de hand van inzichten in de diversiteit (zoals probleemoplossingsstijlen) zorgen ze ervoor dat iedereen rond de tafel een waardevolle inbreng heeft. Verder creëren ze een productief microklimaat dat zowel het nemen van risico’s (bv. het uiten van niet voor de hand liggende opties) als de betrokkenheid van ieder denkgroeplid verhoogt. Verder beschikken de CPS procesbegeleiders over instrumenten om de processen binnen het CPS denkkader te structureren waarbij het beoogde doel van de klant steeds als kompas dient.
Een succesvol innovatieproces levert drie dingen op.
Betere oplossingen. Vaak kiest men voor voor de hand liggende oplossingen. We nemen immers het liefst de zekere weg met gebruikelijke manieren en krijgen zo klassieke oplossingen. Immers, wanneer je dingen doet zoals je steeds gedaan hebt, krijg je resultaten zoals die steeds hebt gekregen. Een andere insteek of nieuwe interessante vragen stellen kan teams helpen om originelere ideeën te bedenken. Je hebt nieuwe ideeën nodig om tot andere en betere resultaten te komen. Hier kan je best de denkkracht van meerder mensen inschakelen.
Procebegeleiding is hier sterk aan te raden omdat het risico bestaat dat sommige teams zich eindeloos blijven verdiepen in een probleem, terwijl actiegerichte teamleden te ongeduldig kunnen zijn om de tijd te nemen om uit te zoeken welke vraag ze moeten stellen. Hier ze je reeds een eerste spanningsveld tussen exploreren en exploiteren. Met nieuwe vragen ga je eerder exploreren , maar actie gedreven managers zullen eerder bij voorkeur de nadruk leggen op exploiteren en de “voor de hand liggende” vraag direct aanpakken en oplossen (met een voor de hand liggende oplossing”. Achteraf blijkt dikwijls dat dit niet de superieure oplossing was die de organisatie nodig had.
Het is ook bekend dat het betrekken van verschillende stemmen van een diversiteit aan collega’s in het proces oplossingen kan verbeteren. Diverse invalshoeken zorgen voor de nodige rijkdom in inzichten maar als gesprekken tussen medewerkers met tegengestelde meningen ontaarden in tweedracht zaaiende discussies leidt dit tot conflict. Er wordt op de persoon gespeeld in plaats van op de bal. Dit is contra-productief. Eén van de taken van de CPS procesbegeleider is met de juiste denkinstrumenten onproductieve discussies te sturen richting productieve debatten.
Lagere risico's en kosten van verandering. Onzekerheid is onvermijdelijk bij innovatie. Daarom bouwen creatieve teams vaak aan een portfolio van opties. Het nadeel is dat te veel ideeën de focus en middelen verwateren. Om deze spanning te beheersen, moeten zij bereid zijn om slechte ideeën los te laten. Helaas vinden mensen het vaak makkelijker om de nieuwe (en aantoonbaar riskantere) ideeën om zeep te helpen en de gekende incrementele (en veiligere) sneller te aanvaarden.
Een begeleiding van dit focusproces waarbij keuzes moeten gemaakt worden is cruciaal. Een goed inzicht in de verschillende soorten creativiteit en een klare blik op wat de organisatie en de situatie echt nodig hebben helpt om de juiste keuze tussen de “riskantere” en “veilige” opties te maken. Een goede taakwaardering die peilt naar wat de probleemeigenaar of organisatie ECHT nodig heeft is een eerste indicatie in welke richting gewandeld en gedacht moet worden. Ook hier heeft de CPS procesbegeleider een belangrijke taak te vervullen.
Draagvlak creëren. Een innovatie zal niet slagen als de werknemers van een organisatie er niet achter staan. De zekerste manier om hun steun te winnen is door hen te betrekken bij het denkproces. Het delen en samen bedenken van nieuwe opties in groepen is nuttig omdat het kan leiden tot potentiële oplossingen van een betere kwaliteit, een gevoel van cohesie en mogelijke betrokkenheid om iets aan het probleem te doen.
Het gevaar is dat de betrokkenheid van veel mensen met verschillende perspectieven chaos en incoherentie creëert. Het is daarom van uiterst belang om dit denkproces in goede banen te leiden door een persoon die buiten de inhoud blijft en zich concentreert op het denkproces: de CPS procesbegeleider. De procesbegeleider brengt structuur in het gezamenlijk denkproces waarbij het voortschrijdend inzicht een draagvlak creëert tijdens de “denkvergadering”.